DATENSCHUTZHINWEISE
für Mitarbeiter und andere gleichermaßen Betroffene[1]

[1] Z.B. Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, freiberufliche Mitarbeiter, Leiharbeiter, ausgeschiedene Beschäftigte

Dieselstraße 2

65779 Kelkheim

Telefon: +49 6195 91992-0

E-Mail: info@fels-group.de

Erstellungsdatum: 15. Juni 2021

INHALTSVERZEICHNIS

Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Zusammenhang mit der Bewerbung, Einstellung, dem Beschäftigungsverhältnis und darüber hinaus mit der FELS Group GmbH (nachfolgend bezeichnet als „FELS“, „wir“, „uns“, „unser“) sowie über die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Betroffenenrechte informieren.

1. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Anbahnung eines Arbeitsvertrages, der Durchführung des darauffolgenden Arbeitsverhältnisses zwischen Ihnen und FELS, sowie der Zeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten (z.B. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“) wird auf die Definitionen in Art. 4 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: „DS-GVO“) verwiesen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist

FELS Group GmbH
Dieselstraße 2
65779 Kelkheim (Taunus)
Telefon: +49 6195 8103 992
E-Mail: info@fels-group.de

Bei datenschutzrechtlichen Angelegenheiten erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten per Post unter der zuvor genannten Adresse (mit dem Zusatz „z.Hd. des Datenschutzbeauftragten) oder per Mail an: datenschutz@fels-group.de

3. Verarbeitung lhrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Arbeitsverhältnisses oder dessen Anbahnung von unseren Mitarbeitern oder anderen vergleichbar Betroffenen erhalten oder gewonnen haben. Zudem verarbeiten wir – soweit dies für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von sonstigen Dritten (z.B. Hinweise auf strafbare Handlungen) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), familiäre Daten (z.B. Familienstand, Angaben zu  Kindern), Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant, z.B. bei einer Schwerbehinderung), eventuelle Vorstrafen (polizeiliches Führungszeugnis), gegebenenfalls Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Kreditverbindlichkeiten), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten), Steueridentifikationsnummer und Angaben zur Qualifikation sowie früheren Arbeitgebern.

4. Zweck der Verarbeitung und Rechtsrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Als Rechtsgrundlage zur Erfüllung dieser (vor)vertraglichen Pflichten dient Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO in Verbindung mit Art. 88 DS-GVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Die können zum Beispiel sein:

  • Maßnahmen zur Personalentwicklung,
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT- Betriebs des Unternehmens,
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen,
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),

Als Rechtsgrundlage hierfür dient Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO in Verbindung mit Art. 88 DS-GVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. verlängerte Speicherung von Bewerbungsunterlagen im Bewerberpool, Lichtbilder und Daten im Rahmen unserer Webseite / Präsentationen) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit durch Sie widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke aufgrund Ihrer Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO in Verbindung mit Art. 88 DS-GVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Wir unterliegen als Finanzdienstleister bestimmten gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z.B. der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll- und Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken innerhalb unseres Unternehmens.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang gesetzlicher oder rechtlicher Vorgaben oder aufgrund öffentlichen Interesses sind Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO sowie Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO jeweils in Verbindung mit Art. 88 DS-GVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

5. Datenempfänger

Innerhalb FELS erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen, z.B. Vorgesetzte und Personalabteilung. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken personenbezogene Daten erhalten.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens erfolgt unter Beachtung aller Vorschriften und nur aufgrund gesetzlicher Erfordernisse, einer Einwilligung des Betroffenen oder wenn wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

  • Sozialversicherungsträger,
  • Krankenkassen,
  • Versorgungswerke,
  • Steuerbehörden,
  • Berufsgenossenschaften,
  • öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Deutsche Bundesbank, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • andere Kredit-, Finanz- und Wertpapierdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für Gehaltszahlungen),
  • Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer,
  • Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Sofern externe Parteien als Auftragsverarbeiter mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, verpflichten wir diese vertraglich dazu, die Vorschriften der Datenschutzgesetze einhalten und Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen zu verarbeiten.

6. Übermittlung lhrer Daten an Drittstaaten

Eine Datenübermittlung an Stellen in Drittstaaten, also außerhalb der Europäischen Union befindlichen Staaten, erfolgt nicht.

7. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die jeweiligen Zwecke und Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass ein Arbeitsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. In den folgenden Situationen kann eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten fortgeführt werden:

  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Sozialgesetzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Wertpapierinstitutsgesetz (WpIG), Geldwäschegesetz (GwG) und Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen.

Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

8. Betroffenenrechte

Recht auf Auskunft: Zusätzlich zu diesen Hinweisen können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 15 DS-GVO jederzeit Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Im Rahmen Ihres Auskunftsrechts können Sie eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Datenkopien stellen wir grundsätzlich in elektronischer Form zur Verfügung, sofern Sie nichts anderes angegeben haben. Die erste Kopie ist für Sie kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Die Bereitstellung erfolgt vorbehaltlich der Rechte und Freiheiten anderer Personen, die durch die Übermittlung der Datenkopie beeinträchtigt sein können. Darüber hinaus sind die Einschränkungen des Auskunftsrechts gem. § 34 BDSG zu beachten.

Recht auf Berichtigung: Unter den Voraussetzungen des Art. 16 DS-GVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Löschung: Darüber hinaus können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 17 DS-GVO grundsätzlich die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Unter den Voraussetzungen des § 35 BDSG unterliegt das Löschungsrecht bestimmten Einschränkungen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Nach Maßgabe von Art. 18 DS-GVO können Sie ferner die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit Sie die Richtigkeit der bei uns gespeicherten Daten zu Ihrer Person bestreiten oder Sie gem. Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. In diesem Fall haben wir die Daten für die Dauer der Prüfung Ihres Anliegens einzuschränken. Sie können ferner die Einschränkung verlangen, soweit die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen oder soweit zwar nicht wir, jedoch Sie Ihre bei uns gespeicherten Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder, soweit dies technisch machbar ist, die Übermittlung unmittelbar an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. Dieses Recht auf Datenübertragbarkeit besteht nur, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

9. Bereitstellung von Daten

Im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, kann dies der Aufnahme und Durchführung des Arbeitsverhältnisses entgegenstehen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung /ProfiIing

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses führen wir grundsätzlich kein Profiling durch noch nutzen wir vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.

11. Widerspruchsrecht

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Sie können einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, soweit wir diese Daten zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 s. 1 lit. f DS-GVO) verarbeiten. Im Fall des berechtigten Widerspruchs, haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu unterlassen, soweit Sie nicht aus zwingenden, schutzwürdigen Gründen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Der Widerspruch kann kosten- und formfrei an die unter Ziffer 2 angegebene Postanschrift oder an datenschutz@fels-group.de gerichtet werden.

12. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch FELS gegen datenschutzrechtliche Bestimmung verstößt, steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO zu. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes richten. In Hessen ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) die zuständige Aufsichtsbehörde, das unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1208 – 0
Fax: +49 611 1408 – 900 / 901
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de.